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为什么各企事业单位都在建设档案信息智能化管理?

随着《全国档案信息化建设实施纲要》不断地深入贯彻落实,我国档案信息化建设亦逐步推进。最近几年来,我国档案信息化程度更是处于不断提高阶段,各个地区、各个部门的档案管理工作逐步从传统的手工管理方式向现代化管理方式转变。

  主要依据有以下几点:

  (1)国家《全国档案信息化建设实施纲要》、《企业档案工作规范》要求进一步推进企业档案规范化管理、提升企业档案信息化建设水平。2000 年,国家档案局提出了推进档案信息化建设的任务,2002 年,国家档案局正式发布了《全国档案信息化建设实施纲要》,各地档案行政管理部门相继对档案信息化建设进行了多方部署,并取得了一定的成效。2009年,《企业档案工作规范》发布,要求进一步推进企业档案规范化管理、提升企业档案信息化建设水平,国网公司高度重视档案信息化建设,公司档案管理工作和档案信息化建设受到国务院国资委的高度肯定,认为“国家电网公司档案管理信息化平台建设涵盖了档案管理工作的全过程,并能够支持数字化档案信息的各项功能,以及档案扩展资源管理和知识管理。但由于营销业务的特殊性,目前营销业务档案管理尚游离于公司整体档案管理体系之外,如何进行营销档案管理信息化建设满足特定的业务需求正是本项目研究的内容。

  (2)《国家电网公司“十二五”信息化规划》要求促进企业资源信息化管理与利用,营销档案管理信息化是营销信息化工作的重要组成部分。随着公司“三集五大”体系建设的推进,对营销档案的集约化管理提出了更高的要求。营销部门承载着业扩报装、电费计费、电能计量、用电信息采集等关键业务以及95598电话语音、互动网站、银电联网等对外服务工作,具有业务复杂、与客户交互文件多、信息资源量大等特点,营销纸质文档管理工作也日益繁重,电子文件管理和纸质文件管理的需求日益突出。与此同时,随着公司“SG186”信息化建设竣工以及“SG-ERP”工程推进,无纸化办公和电子化作业已成为公司信息化发展趋势,营销部门也越来越多地采用电子文件进行业务办理和日常管理,电子文件对于提高办事效率、加快查询速度、提高优质服务水平发挥了越来越重要的作用。因此,做好营销业务纸质文件的收集、保管、利用及电子化等管理工作,成为营销信息化工作的重要组成部分。

  (3)《国家电网公司十二五电力营销发展规划》要求实现“管理方式专业化、技术手段智能化、客户服务互动化”及“客户侧用电安全隐患的备案率要达到100%”。利用信息化、智能化手段管理好营销客户档案符合《国家电网公司十二五电力营销发展规划》的要求。电力客户档案指供用电双方在业扩报装、变更用电、用电检查、电费抄核收和日常营业管理等各类供用电活动过程中形成的用于明确双方权利义务、载明双方履行情况的纸质文书和电子文档的集合。电力客户档案管理是营销部最重要的工作之一,其特点是种类繁多、数据量大,客户档案不但以结构化数据存放于营销业务应用系统中,而且包含非结构化数据,主要包括用户提供资料的扫描件、涉及现场作业(勘查、用电检查、营业普查)的工作单(营销业务应用系统产生)等内容;供用电合同涉及法律事宜,在现有司法体系下,合同文本必须以书面文档为准,为方便业务人员工作,这些合同的文本或扫描件可借助非结构化数据的形式存储和展现;客户服务过程中的过程文件,特别是带有签字的、原始的、纸质的档案,是供电企业、用电客户双方的职责划分凭证,全部文件需要作为档案永久保存(客户销户后,按电力法等相关规定,保留一段时间)。目前,营销部的客户档案管理工作显得日益繁重,客户档案数字化、标准化、精益化管理的需求变得日益突出。

  (4)根据《关于开展电子文件管理试点工作的通知》、《公司电子文件启动会营销部讲话稿》的要求,开展电子文件管理试点工作,建立起统一的营销客户电子档案信息化管理系统。2012年1月18日,国电联办印发《关于开展电子文件管理试点工作的通知》(国电联办发〔2012〕1号)明确5个省、9个单位(中编办、国土资源部、卫生部、审计署、海关总署、国家知识产权局、国家档案局,中石化,国家电网公司)为国家电子文件管理试点单位。2012年3月28日营销部电子文件启动会发表“落实公司电子文件管理要求,做好电子文件管理试点工作”的讲话,规划了营销档案管理的目标与初步工作计划。做好电力客户档案的收集、生成、归档、保管、更新、借阅和销毁的全过程管理及档案室建设,可以有效预防企业经营风险,不断提高优质服务水平,促进营销基础管理工作的标准化、精益化、法制化,同时可以为公司电子文件管理系统建设提供坚强支撑。项目建设遵循“标准统一、分级集中、动态管理、信息管控”原则,确保客户档案合法有效、完整准确,做到妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。


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